Définir et organiser chaque projet

Après avoir lister vos projets, on a souvent tendance à aller trop vite et reprendre ceux-ci sans bien les définir et les organiser. Si l’étape de tri n’était que le premier pas pour gérer vos projets JDR, celle-ci va vous apprendre à créer une fiche et un plan pour vos projets.

Ressenti et recyclage

Dans le précédent article, je parle de comment la méthode KonMari m’a inspirée dans ma gestion des projets et mon organisation. Après avoir trier tous les objets par catégories, on les saisit un à un tout en se posant une et unique question :

Est-ce que cela m’apporte de la joie ?

Cette question aussi simple qu’elle puisse l’être, a un fort impact sur les projets que vous allez décider de continuer. Elle vous permet de positionner votre ressenti face à un projet, de creuser pour retrouver la petite étincelle qui fait que vous serez enthousiaste à l’idée de faire ce projet et de le réaliser.

Bien évidemment, on n’échappe parfois pas à la possibilité qu’un projet soit lui aussi nécessaire à la bonne continuité d’autres projets annexes. Je suis bien placée pour le savoir, cela fait des mois que je repousse un chantier de modernisation et de mises à jour pour le site web de D1000 et D100.

Dans le cadre de ce chantier, j’avais besoin de donner plus de sens aux catégories de blog par exemple. Pour cela, il faut que je rédige un texte de présentation de la catégorie, le type d’articles qui peuvent y être liés en donnant des exemples de titres, des recommandations concernant la longueur du texte attendu, sa rédaction, etc.

Cela fait deux ans que je remets ce projet à un moment plus propice mais force est de constater que ce projet, bien qu’un peu barbant, me permettra de retirer un bénéfice plus grand dès qu’il aura été réalisé.

Si votre projet est nécessaire pour pouvoir en lancer d’autres par la suite, ou s’il est utile et nécessaire dans le cadre ou il touche les projets de toute une équipe, voici deux questions que vous pourriez vouloir vous poser :

Est-ce que ce projet est nécessaire au bon déroulement d’autres projets ?
Est-ce que je peux trouver de l’aide, ou déléguer ce projet à quelqu’un ?

Si oui, je vous conseille de le garder bien au chaud dans la pile des projets triés « A garder ». Mais, que fait-on des projets qui ne procurent aucune joie, ou qui traine depuis trop longtemps dans les cartons et qui en font plus sens ?

Et bien, c’est assez simple. Ils vont partir dans la pile des projets « A jeter » afin de désencombrer votre espace mental. C’est un pas extrêmement difficile mais qui vous permettra de vous concentrer sur l’essentiel et ce qui vous donnera vraiment du plaisir à faire.

Pour les plus sentimentaux, car oui, je vous vois venir, il faut bien comprendre que faire un tri ne veut pas dire que l’on jettera tous les projets. Il faudra surement en abandonner et mettre une partie de ceux que vous avez dans une boite « à plus tard » ou « archives ». Vous pourrez régulièrement venir y piocher quelques souvenirs, de l’inspiration ou encore mieux, recyclez de vieilles idées de projets pour en créer de nouveaux.

Définir le projet

Ni une, ni deux, vous voila sur le bon chemin pour réaliser les projets qui vous tiennent à cœur. Mais attention à ne pas brûler les étapes, car si votre motivation est au plus haut, elle risque de s’essouffler si vous vous élancez trop vite à la poursuite du temps perdu.

Il est temps de mettre votre nouvelle énergie au service d’une étape qui parait plus difficile qu’elle ne l’est : définir votre projet. Il s’agit ici d’écrire une fiche qui va devenir le fil conducteur de votre projet, de la remplir d’un certain nombre d’éléments et de la renseigner tout au long de votre projet.

Pour remplir de cette fiche, on peut s’inspirer de la méthode GTD (Get Things Done) mais je me sens personnellement plus à l’aise avec une autre méthode plus simple et qui permet selon moi, plus d’agilité.

Prenez une grande inspiration et écrivez sans vous retenir un paragraphe (ou plus) sur « Pourquoi ce projet » : quel est votre objectif, ce qui vous motive, en quoi consiste le projet. Vous ne serez peut-être pas satisfait de votre premier jet d’écriture, mais vous aurez le loisir de l’améliorer par la suite lorsque votre vision sera plus claire.

Lorsque que vous avez terminé de rédiger tout ce qui vous vient à l’esprit, passer à la question suivante « Quelles sont les grandes étapes du projet ». Visualisez votre projet fini, ou dans une version bêta, quelles sont les choses que vous avez besoin de mettre en place, les problèmes potentiels à anticiper, ou tout simplement les étapes intermédiaires qui serviront d’axes, pour arriver à terminer votre projet.

Si vous avez une deadline, ou souhaitez en fixer une pour vous motiver plus, vous pouvez faire un calendrier prévisionnel en fixant une date de début et de fin, vous pouvez également placer des dates pour chaque étapes intermédiaires de votre projet.

Si vous avez des liens ou des notes concernant votre projet, placez tout cela dans une partie nommée « Notes et ressources » afin de rien perdre quand vous travaillerez sur le projet en question.

Puisque je parlais de définir un projet, je vais définir celui dont je parlais plus haut car il n’avait pas encore de fiche. ^^

Nom du projet : Modernisation et mise à jour du site web

Pourquoi ce projet ?

Les sites webs évoluent de plus en plus vite, tous comme la variété des articles sur le site web de D1000 et D100. Afin de faciliter la lecture et d’améliorer le référencement et la visibilité du site, il faut moderniser et rendre plus clair les contenus pour les lecteurs mais notamment pour les auteurs eux-mêmes en améliorant un certain nombre de points : catégories d’article, mots-clés, seo image, seo accessibilité, relecture orthographique, linking, etc.

Cela permettra de remotiver et de redonner de l’élan pour la prochaine étape prévue pour le site web, donner de la voix à ce qui peut aider autrui. Une campagne de recrutement accompagnera surement le projet, pour la partie auteurs comme la partie aide technique.

Les grandes étapes du projet :

Déterminer les grands besoins de modernisations et ce qui doit être réalisé.

Lister les tâches et les préciser tout au long du projet.

Voir s’il est possible de s’entourer et de déléguer certaines tâches à une ou plusieurs personnes.

En parler autour de soi.

Établir un ordre de priorité ou de mini taches qui peuvent être réalisées en mode agile.

Le calendrier prévisionnel :

Démarrage en septembre 2022.

Fin en Janvier 2023 idéalement.

Concernant les notes et les ressources, elles sont en cours de collecte et seraient ici trop longue à recenser, mais imaginez déjà des articles sur le SEO ON et OFF, les textes Alt, les sites pour passer son texte au crible orthographique, etc.

Déterminer les tâches du projets

Lorsque vous avez une idée de ce en quoi consiste votre projet, vous aurez plus de facilité à repérer l’ensemble des tâches pour mener à bien ce dernier. Je vois ça parfois comme un scénario qui se construit au fur et à mesure.

Si d’ailleurs vous n’arrivez pas de suite à structurer la définition globale de votre projet car c’est un peu flou, mais avez une bonne idée des tâches, vous pouvez faire des allers-retours entre la liste de tâche et la définition du projet dans ses grandes lignes. Si vous bloquez sur une partie du processus mais que votre cerveau a déjà de la matière pour la partie suivante, ne le bridez pas.

Ici, il ne vous reste plus qu’a déterminer toutes les petites tâches qui vont permettre d’avancer dans votre projet. Décidez si toutes les tâches sont nécessaires ou si vous êtes en capacité de les faire dès maintenant. Certaines vont peut-être vous demander d’acquérir de nouvelles compétences et aptitudes pour pouvoir les faire. Pour vous aider, vous pouvez prendre une grande feuille blanche et indiquez les taches pour mieux les visualiser. Des outils existent bien évidemment en ligne pour vous aider.

C’est la partie la plus longue et la plus fastidieuse, prenez donc le temps de le faire sur plusieurs jours si besoin. Vous pouvez commencer par indiquer 5-6 tâches par projets, et compléter jusqu’à ce que vous ne trouviez plus rien à ajouter. Vous pourrez toujours compléter si besoin au fur et à mesure du projet.

Et par quel projet commencer ?

Et bien ceux qui vous plaisent le plus. Ne vous sentez pas obliger de compléter tous vos projets dès le premier soir, surtout si vous avez comme moi, plus de 100 projets en tête (sisi, mais un article de blog = un projet aussi, alors ça remplit vite).

Et rien que pour vous, un exemple des tâches recensées pour le projet initié ci-dessus :

Relecture et corrections de tous les articles de blog
Révision et création des nouvelles catégories de blog
Rangement des articles dans les nouvelles catégories
Trouver un ou plusieurs relecteurs
Améliorer les mots-clés et le SEO sur les articles republiés
Enregistrer les images, les renommer et les réimporter dans les articles
Créer un texte alt (accessibilité) pour les images
Voir s’il est possible de faire du linking entre des articles avec des liens urls sur du texte ou autre.
Etablir un document décrivant les nouvelles catégories et les recommandations auteurs
Recruter de nouveaux auteurs
Trouver de nouveaux concepts et articles pour remplir le blog
Modifier le style de page automatique pour les articles de Blogs

Certaines de ses tâches ont déjà été faites, d’autres le sont partiellement.

Par exemple, j’ai trouvé il y a peu une personne qui est prête à corriger l’orthographe des articles parus et à paraître. Nous avons près de 260 articles publiés sur D1000 et D100, c’est donc un grand chantier qui pourrait mériter d’avoir plusieurs relecteurs plutôt qu’un seul.

Concernant les nouvelles catégories, cela vient d’un besoin de clarté pour les auteurs de blog comme pour moi. J’avais de plus en plus de mal à ne pas regrouper tout nos articles psychiatrie, handicap et éducation sous le même étendard puisqu’ils concernent tous les 3, une approche du jeu de rôle en groupe comme forme de thérapie ou d’accompagnement d’adultes comme d’enfants. Je souhaite vivement que ces articles soient le socle d’un nouvel élan que les personnes de structures spécialisées se lancent.

De même, nous avions de plus en plus d’articles formant une seule et même rubrique : « Retour sur », ou l’on parlera désormais de nos témoignages, de nos expériences quant à une convention, un évènement, etc.

Ces nouvelles catégories ont déjà été mise en place et les articles ont déjà été déplacés dans la catégorie à laquelle il se rattache le mieux. A partir de là, il va falloir travailler sur les mots-clés de chaque article, ce qui ne sera pas non plus une mince affaire.

Et rien que pour vous, voici la nouvelle liste de catégories blog de D1000 et D100 :

Accessibilité & Handicap
Annonces
Archives
Création et maîtrise
Défis & Challenges
Interview & Entretien
Jeux de Rôle
Outils & Ressources
Psychothérapie
Retour sur
Vie du web

Soyons honnête par contre, je n’ai pas encore totalement terminé l’explication de chaque rubrique et ce qu’on retrouvera dedans, mais cela sera fait dans un article ou une page spécifique du site d’ici la fin de l’année.
Tant pis si ça met du temps, l’important c’est que j’ai un vrai objectif et que c’est ce dernier qui me motive. 😉

Et voici pour le deuxième article de ma série sur la gestion de projets JDR.Désolée encore pour l’attente, mais quand l’inspiration ne veut pas venir, il est difficile de faire un bon article. Heureusement pour vous, j’ai retrouvé une petite étincelle et j’ai pu le rédiger en moins d’une semaine (48 h environ). Par contre, vu que je me suis dépêchée de l’écrire, j’ajouterais ou complèterais peut-être ce dernier par la suite. 😉

Je voulais vous montrer le processus pour plusieurs projets, mais j’ai finalement abandonner pour deux raisons :

+ Mon premier article de mise en place était long, mais le cas d’étude était nécessaire.
+ Un exemple c’est bien, mais il faut vous concentrer sur vos projets plutôt que de comparer aux miens.

Et si jamais vous avez envie d’en discuter, je vous attends dans les commentaires, sur Twitter ou sur notre Discord.

J’espère de tout cœur que cette deuxième étape, bien que longue, vous aidera à structurer vos projets. La prochaine fois, je vous parlerais d’organiser et prioriser vos projets JDR, un point un peu plus facile que j’agrémenterais probablement d’un template Notion.